Archival cov ntaub ntawv kev tswj lub koom haum: GOST, cov lus qhia, cov ntaub ntawv, cov kev cai. Cov txheej txheem rau archival cov ntaub ntawv kev tswj

Archival cov ntaub ntawv kev tswj cai muaj tus yuam sij uas yuav tsum tau mus ua hauj lwm nrog cov ntaub ntawv thiab cov ntaub ntawv tsis muab kev koom tes nyob rau hauv lub tam sim no ntawm lub tuam txhab. Lawv formulated nyob rau hauv raws li muaj tam sim no ntxawg moj khaum, ntxawg uas ua, muab tso ua ke thiab cia ntawm cov ntaub ntawv. Ntsiab ntsiab lus uas siv nyob rau hauv lub moj khaum ntawm lub poob lawm Standard rau Archival Cov ntaub ntawv los xyuas dua. Thaum kos lawv mus rau hauv tus account txawv txaav nyob rau hauv lub siv technology thiab advanced cov lus qhia technology. Xav txog ntxiv rau lub hauv paus ntawm archival cov ntaub ntawv los xyuas dua.

cov xwm txheej

Raws li kev cai rau archival cov ntaub ntawv kev tswj thov kom tsoom fwv cov koom haum. Lawv kuj yuav tsum tau rau cov lag luam koom nyob rau hauv tej hom hauj lwm. Nyob rau hauv kev, cov kev cai thov nyob rau hauv lub ib feem ntawm qhov kev piav qhia, sau npe, preservation thiab siv cov ntaub ntawv ntawm Archival nyiaj ntawm Lavxias teb sab Federation, xa mus rau lub xeev cov cuab yeej.

Subdivisions ntawm Enterprises, ua hauj lwm nrog zaj duab xis, phonographic, video, duab, maps, science thiab technology, telemetry ntaub ntawv, tswj hwm los ntawm cov kev cai teem tawm nyob rau kev npaj thiab qhia.

Lub luag hauj lwm thiab txoj cai tsim tau cov koom haum nyob rau hauv cov archives rau lub ib ntus cia ntawm cov ntaub ntawv ntawm lub RF AF muab lub hauv paus ntawm sectoral cai (los ntawm 1993), txoj hauj lwm (los ntawm 1994 thiab 1998.). Lub moj khaum ntxawg tsim kev cai lij choj ua ntawm lub regional tseem ceeb. Xam tias yog cov kev cai tsis siv rau cov ntaub ntawv, cov hauj lwm uas yog tswj los ntawm tsoom fwv teb chaws txoj cai lij choj № 5485-1 thiab Medal Decree № 1203 los ntawm 30.11.1995, lub

tiav

Nws yog ib tug systematic replenishment ntawm cov documentary hauv paus ntawm lub enterprise units. Xaiv muaj xws li kev txiav txim:

1. Qhov chaw.
2. Muaj pes tsawg leeg cov ntaub ntawv yuav tsum tau txais.

Raws li ib feem ntawm qhov kev ua yog tseem nqa tawm ncaj qha hloov lwm lub tsev ntawm cov ntaub ntawv mus rau lub archive. Raws li qhov chaw yog:

1. enterprise units.
2. Lub cev neeg.
3. Subordinate qauv.

Muaj pes tsawg leeg cov ntaub ntawv

rau archival cov ntaub ntawv kev tswj kev qhia ntawv teev uas nrhiav tau yog ua ib ntus (tshaj 10 xyoo) tus neeg mob thiab ruaj khov cia. Tsis tas li ntawd tshab xyuas cov lus qhia txog cov neeg ua haujlwm. Mob qhov twg txee lub neej ntawm tsawg tshaj li 10 xyoo, raws li ib tug txoj cai, lub archives tsis kis. Lawv muaj nyob rau hauv cov qhov chaw hauv lub enterprise. Thaum kawg ntawm lub txee lub neej ntawm tej yam yog yuav tsum tau muab rhuav pov tseg. Paub meej ntawm ib tug neeg ua cim yog kis tau ntawm qhov kev thov ntawm tus tswv tsev. Tom qab, lawv yuav muab xa mus rau lub xeev Archives rau mus tas li cov ntsiab lus. Lub hloov lwm lub kuj yuav ntaub ntawv Enterprises precursor thiab liquidated subordinate lug.

Archival cov ntaub ntawv kev tswj thiab nomenclature

Tso Cai neeg ua hauj lwm ua kev ua hauj lwm nrog enterprise ntaub ntawv cov ntaub ntawv, ua ib tug systematic daim ntawv teev cov neeg mob. Nws hu ua lub nomenklatura. Thaum nws tsim qhia lub txee lub neej ntawm cov ntaub ntawv. rau archival cov ntaub ntawv kev tswj phau ntawv prescribes lub tso cai faib rau saib xyuas thiab pab txhawb kev pab cuam kev nyob rau hauv lub drafting ntawm lub nomenclature. Systematic daim ntawv teev ua hauj lwm pab raws li lub hauv paus rau lub tsim ntawm khoom kias ntawm cov ntaub ntawv cov ntaub ntawv ntawm mus tas li thiab ib ntus (mus txog 10 xyoo) cia. Nomenclature kuj yog ib tug loj accounting ntawv. Nws yog siv rau lub npe ntawm tus neeg mob ntawm ib ntus cia, nrog rau ib lub sij hawm ntawm tsawg tshaj li 10 xyoo. Cov tsim nomenclature systematization tswvyim tej zaum yuav siv thaum tsim card ntaub ntawv ua tau.

kev faib

Khaws archival cov ntaub ntawv kev tswj yog nqa tawm nyob rau hauv peb hom nomenclature:

1. Raug.
2. Zoo Heev.
3. Cov (rau ib qho lub tuam txhab).

Tus thawj txiav txim nyob tus yeees ntawm cov ntaub ntawv generated nyob rau hauv uas zoo sib xws hauv tsev. Standard nomenclature yog xav tau ib tug ntxawg daim ntawv. Approximate systematization txiav txim seb tus approximate pes tsawg leeg ntawm cov ntaub ntawv cov ntaub ntawv rau qhauj uas yog them los ntawm qhov kev txiav txim, cim tias seb thaum lub Performance index. Nws muaj ib tug recommendatory cim. Cov systematization siv nyob rau hauv lub tsim ntawm ib tug neeg ntau yam thiab pauv mus rau nws yam tsis muaj kev hloov.

kev npaj nta

Cov ntaub ntawv rau archival enterprise cov ntaub ntawv kev tswj systematized nyob rau hauv lub kws daim ntawv nyob rau hauv raws li cov nomenclature ntawm structural units. Cov yav tas yuav tsum tau pom zoo thiab kos npe rau los ntawm tus thawj coj.

Lub nomenclature ntawm lub enterprise yog ua nyob rau hauv lub dav dav daim ntawv no. Nws yog sau cov tsiaj ntawv los ntawm lub taub hau ntawm lub archive los yog tus neeg nyob rau hauv them nyiaj, kos npe los ntawm lub taub hau ntawm cov kev pab kev los yog ib tug tau kev tso cai ua hauj lwm. Nomenclature yuav tsum tau kev pom zoo los ntawm cov kws muaj txuj commission, thiab ces pom zoo los ntawm tus thawj coj ntawm lub tuam txhab. Tom qab nqa tawm cov txheej txheem hau ntawm tus yam ntxwv kev sib cais ntawm lub enterprise muab ib tug extract ntawm cov khej.

Lub nomenclature rau hauv lub tuaj xyoo tsim nyob rau hauv lub kawg peb lub hlis twg ntawm qhov tam sim no lub sij hawm. Harmonization yog nqa tawm yam tsawg kawg 1 lub sij hawm nyob rau hauv 5 lub xyoos. Yog hais tias koj hloov cov qauv thiab cov kev khiav dej num ntawm lub enterprise, ib tug tshiab nomenclature.

Tus txheej txheem compiling Affairs

Tsim hu ua grouping Teshaujlwm ua nyob rau hauv raws li cov nomenclature. Archival cov ntaub ntawv kev tswj lub koom haum no muaj xws li cov systematization ntawm cov ntaub ntawv nyob rau hauv raws li lub npe ntawm daim nplaub tshev. Tsis tso cai grouping ntawm duplicate luam thiab drafts. Cov kev zam yog high-nqi tsheb. Yuav tsum tsis raug muab tso rau hauv ib daim ntawv tais ceev tseg yuav tsum tau xa rov qab.

Tswj archival kev khaws ntaub ntawv yog ua nyob rau ntawm ib tug centralized tuav ntaub ntawv kev pab cuam cov lus qhia kev, thiab nyob ib tug decentralized - ob qho tag nrho structural units, thiab cov saum toj no division. Grouping yog ua nyob rau hauv tib neeg saib xyuas ntawm cov neeg lub luag hauj lwm rau txoj kev ruaj ntseg ntawm cia media. Yog hais tias tsim nyog, tej zaum yuav muab kev koom tes ua hauj lwm ntawm lub State Archive.

Ntsiab uas yuav tsum tau

Archival cov ntaub ntawv kev tswj yog nqa tawm nyob rau hauv raws li cov uas yuav tsum tau ntawm cov kev cai. Nyob rau hauv txoj kev ua rau folders nrog ntaub ntawv muaj xav tau kom tau raws li lub nram qab no yuav tsum:

1. Ntaub ntawv rau ib ntus thiab lawm cia yog grouped nyias.
2. Lub sis muaj nyob rau hauv ib daim qauv txhua ntawm daim ntawv.
3. Cov ntawv tais ceev tseg yuav tsum tam sim no cov ntaub ntawv rau ib lub xyoo. Ntawm no kev cai, txawm li cas los, muaj kev zam. Cov muaj xws li:

• tus kheej cov ntaub ntawv, uas yog tsim nyob rau saum tag nrho ntev ntawm cov neeg ua hauj lwm;
• cov ntaub ntawv thiab lug ntawm raug xaiv sawv committees nrog lawv, deputy pawg, regimented nyob rau hauv lub sij hawm ntawm Convocation;
• Ntawv cov tsev kawm ntawv, tseg thiab grouped nyob rau hauv lub xyoo kawm ntawv;
• theatrical cov ntaub ntawv, characterizing cov kev ua ub ntawm lub caij;
• keebkwm, thiab hais txog.

Cov ntawv tais ceev tseg yuav tsum tsawg tshaj 250 los xij ntawm ib tug tuab tsis ntau tshaj li 4 cm.

Grouping ntawm cov thawj tswj ua

Archival cov ntaub ntawv kev tswj yuav tsum tau systematization ntawm ntau hom ntawm cov ntaub ntawv muaj. Cov xws li attribute thiab kev ua. Lawv hoob kawm raws li lub hom thiab chronology ntawm daim ntaub ntawv:

1. Cov kev cai ntawm kev cai li choj pom zoo los ntawm ntxawg ua, ua raws li annexes. Lawv hoob kawm ua ke. Yog hais tias cov kev cai, kev cai, kev cai tau pom zoo raws li cais ua, systematize lawv nyob rau hauv tus neeg mob.
2. Kev txiav txim thiab kev txiav txim siab ntawm lub siab dua lug rau lawv siv yog grouped los ntawm qhov chaw ntawm lub enterprise.
3. Orders txog cov neeg, systematized raws li tus tuav lub sij hawm. Nrog ib tug loj ntim ntawm cov ntaub ntawv cov ntaub ntawv tsim nyog ua rau sib txawv sab ntawm lub tuam txhab, pab pawg neeg nyias.
4. Orders nyob rau hauv lub ceeb chaw ntawm kev ua si yog systematized nyias los ntawm kev ua rau cov neeg ua haujlwm. Piv txwv li, qhov kev txiav txim ntawm archival cov ntaub ntawv kev tswj yog muaj nyob rau hauv tib lub nplaub tshev, thiab lub sij hawm ntawm lub taub hau ntawm kev faib lub luag hauj lwm - mus rau lwm lub.
5. Pom zoo txwv, lus ceeb toom, kev kwv yees, itemized npe, kev pab them nqi thiab thiaj li nyob. grouped nyias los ntawm lawv tej yaam num.
6. Qhov chaw ntawm cov ntaub ntawv nyob rau hauv tej ntaub ntawv yog nqa tawm nyob rau hauv qhov kev txiav txim uas lawv tau txais.
7. Ntawm lub ntsej muag neeg ua hauj lwm tau nyiaj nqi systematized nyob rau hauv nyias muaj nyias ib folders. Lawv cov txheej txheem ntawm nyob rau hauv alphabetical thiaj.
8. Kev tsis txaus siab, cov tswv yim, cov pej xeem tsis txaus siab txog cov kev ua ub ntawm lub tuam txhab, cov ntaub ntawv ntawm lawv cov saib xyuas thiab kev siv yog grouped nyias los ntawm kev tsis txaus siab ntawm cov neeg rau tus kheej teeb meem.
9. Systematics ntawm xov xwm feem ntau yog nqa tawm nyob rau hauv daim calendar lub sij hawm nyob rau hauv sib lawv liag. Nyob rau hauv cov ntaub ntawv no, cov lus teb uas muab tso rau tom qab cov lus nug. Nyob rau hauv cov ntaub ntawv ntawm daim ntawv rov ntxiv ntawm xov xwm nyob rau hauv ib tug lub npe, uas pib nyob rau hauv lub xyoo dhau los, cov ntaub ntawv muaj nyob rau hauv daim nplaub tshev ntawm qhov tam sim no lub sij hawm. Nyob rau hauv cov ntaub ntawv no qhia qhov Performance index ntawm lub xyoo dhau los.

Ua ntaub ntawv muaj txais rau safekeeping

Archival cov ntaub ntawv kev tswj muaj ib tug xov tooj uas yuav tsum tau rau structural units, ua hauj lwm nrog rau daim ntawv cov ntaub ntawv. Ua muaj tej zaum yuav feem los sis tag. Nws nyob ntawm tus cia lub sij hawm. Tag nrho cov ntawv sau npe yog nqa tawm nyob rau hauv kev sib hwm ntawm ib ntus ntaub ntawv (tshaj 10 xyoo), ib tug mus tas cov ntsiab lus, raws li tau zoo raws li cov kev ua rau cov neeg ua haujlwm. Nws yuav:

1. Hardcover / phau ntawv tais ceev tseg.
2. Lub numbering ntawm cov ntawv txheeb.
3. Yog nqus tau mus rau hauv lub page-tim khawv.
4. Tsim kom muaj nrog cov lus nug yog tias tsim nyog.
5. Ua kev kho me ntsis rau lub ntsiab lus ntawm lub hau daim ntawv. Lawv muaj peev xwm kov lub npe ntawm tus enterprise, lub npe xov tooj ntawm folders, cov huab hnub, thiab hais txog.

Ntaub ntawv rau ib ntus cia, nrog rau ib lub sij hawm ntawm tsawg tshaj li 10 xyoo, kos nyob rau hauv ib feem. Yog li ntawd, tsis pub mus nqa tawm systematization ntawm kev nyab xeeb nyob rau hauv daim nplaub tshev, tsis suav cov npe, tsis yog los ntawm kev ruaj siab daim ntawv lo.

nuances

Archival cov ntaub ntawv tswj - ib qho kev ua nyob rau hauv uas tshwj xeeb muab tsis tau tsuas yog muaj kev ruaj ntseg ntaub ntawv muaj, tiam sis kuj lub sij hawm los mus ua hauj lwm nrog lawv yuav tsum tau cov kev xav tau tshwm sim. Yuav kom qhov no kawg, cov kev ua constituting daim nplaub tshev, yuav tsum yog los ntawm plaub tej nyob rau hauv ib tug duab los qhia cover. Lawv kuj tso cai rau khi xav tau ntawm kev nyeem ntawv phau ntawv, uas yuav kho tau, cov hnub visas nyob rau hauv tag nrho cov ntaub ntawv.

Nyob rau hauv kev npaj rau lub grouping ntawm tag nrho cov hlau fasteners raug muab tshem tawm. Ntaub ntawv npaj rau mus tas li cia thiab muaj tshwj xeeb nqi los yog unformatted ua yog muaj nyob rau hauv folders gated peb-valve nrog cov hlua los yog nyob rau hauv tshwj xeeb thawv.

Thaum tam sim no nyob rau hauv unclaimed cov ntaub ntawv ntawm ib tug tus kheej xwm (ua hauj lwm cov phau ntawv, cov ntawv teev lus, ua tub rog phaib, thiab lwm yam). Lawv yog muab tso rau hauv ib tug nyias muaj nyias ib lub hnab ntawv thiab xa tsab ntawv mus rau tus so ntawm cov ntaub ntawv. Thaum kawg ntawm lub nplaub tshev yuav tsum tam sim no ib tug dawb paug ntawv-tim khawv. Thaum pib ntawm lub nplaub tshev sutured daim ntawv rau sab hauv cov lus nug. Yuav ua kom muaj kev ruaj ntseg thiab qhov kev txiav txim ntawm arrangement ntawm txhua daim ntawv ntawm daim ntawv suav nrog Arabic numerals. Txoj cai no tsis siv rau cov nplooj ntawv, thiab ua tim khawv ntaub ntawv rau cov lus nug. Tus xov tooj yog muab tso rau hauv mem hluav nyob rau hauv lub kaum sab sauv.

Sheet-tim khawv

Nws yog tsim raws li qhov kev txiav txim. Nws muaj cov lus thiab cov nuj nqis:

1. Number los xij nrog numbering.
2. Tus nab npawb ntawm cov nplooj ntawv ntawm Internal cov lus nug.

Cov ntawv-Pov Thawj kuj qhia numbering things. Nyob rau hauv kev, los mus txiav txim seb puas muaj lettered indexes, uas ploj lawm lis dej num, nplooj xov tooj nrog Glued duab, loj hom nplooj ntawv, thiab thiaj li nyob. Nyob rau hauv tas li ntawd, nyob rau hauv daim ntawv qhia lub xub ntiag ntawm printing ntawv nyob rau hauv daim nplaub tshev, yog hais tias lawv muaj tsis tau cim nyob rau hauv lub ntsiab numbering. Sheet-tim khawv vised compiler. Tom ntej hloov nyob rau hauv tus txheej xwm thiab muaj pes tsawg leeg ntawm lub folders yuav tsum tau cim nyob rau hauv nws nrog reference rau cov kev ua. Nws yog tsis tau tso cai ua daim ntawv-ua tim khawv rau lub title page ntawm ib tug nplaub tshev los sis ib tug net turnover ntawm nplooj kawg ntawm daim ntawv nyob rau hauv nws.

nrog cov lus nug

Nws yog tsim los rau cia thiab accounting ntaub ntawv cov ntaub ntawv uas lub sij hawm (tshaj 10 xyoo) thiab tas mus li ntsiab lus. Internal cov lus nug raws li tso ua ke rau cov lag luam uas tsim los ntawm ntau ntau yam ntawm cov ntaub ntawv, lub npe ntawm uas tus txheem twb tsis muab qhia tawm. Daim ntawv yuav tsum muab cov ntaub ntawv nyob rau hauv lub serial tooj ntawm sib cem nyob rau hauv daim nplaub tshev indexes, lub npe, hnub, thiab cov nplooj ntawv xov tooj.

Rau hauv cov lus nug txuas txoj kev cov ntaub ntawv. Nws teev nyob rau hauv cov nuj nqis thiab cov lus hauv lub xov tooj ntawm cov ntaub ntawv muaj nyob rau hauv nws, raws li tau zoo raws li tus xov tooj ntawm cov ntawv txheeb txoj kev nws. Endorses nrog cov lus nug compiler. Yog hais tias ib tug ntawv tais ceev tseg yog ua txhua yam los yog stapled tsis muaj daim ntawv, lub tso ua ke daim ntawv teev yog txuas mus rau lub hauv pem hauv ntej npog.

Cov kev hloov nyob rau hauv nyob tus yeees ntawm cov ntaub ntawv yuav tsum reflected nyob rau hauv daim nplaub tshev "Cim". Tshwj xeeb nws yog hais txog qhov kev tshem tawm, kev hloov ntawm daim ntawv luam, xws li ntxiv cov ntaub ntawv nyob rau hauv ib tug ntawv tais ceev tseg. Nyob rau tib lub sij hawm muab tso cia ua tim khawv rau cov kev ua. Yog hais tias tsim nyog, yuav tsum ua los ntawm cov tshiab nkag mus rau lub daim ntawv ntsiab lus hauv cov lus nug, raws li zoo raws li lub inscription ntawm witnessing nplaub tshev.